ESTABLECER
UNA LINEA DE BASE
Microsoft Project permite dentro de un mismo proyecto
crear hasta 11 Líneas de base y 10 Planes provisionales más que
tendrían una función similar a las líneas de base.
En la versión 2010 las fotos que se pueden ir
creando en cada momento de la vida del proyecto como imágenes del plan actual,
se realizan a través de la ficha Proyecto/
grupo Programación/ opción Establecer línea base…, para los
usuarios de Microsoft Project 2007 y anteriores Menú/ Herramientas/ Seguimiento/ Establecer línea de base… Una vez
en el cuadro podemos elegir que se establezca una copia del plan actual en
cualquiera de las líneas de base que se muestran en la lista, aunque hay que
tener en cuenta que los campos que por defecto mostrará Project en relación al
previsto: Inicio previsto, Fin previsto, Duración prevista, Variación de
comienzo, Variación de fin, Trabajo previsto, Costo previsto, etc. se refieren
específicamente a los valores que adopta Ms Project de la Línea de base principal, es decir la
primera de la lista. Por cierto, las variaciones
son campos calculados por Project entre el plan actual y la Línea de base
principal.
Existe una vista ya diseñada en la que se muestran 3 de las líneas de base en el mismo diagrama de Gantt (principal, 1 y 2), es la vista de tareas denominada Gantt de varias líneas base y coincide con la mostrada en la imagen superior. En la versión 2010 se encuentra pulsando ficha Tarea/ grupo Ver/ Más vistas… en 2007 y anteriores Menú/ Ver/ Más vistas… Debido a las limitaciones del diseño de barras sería complicado intentar mostrar más de 3 líneas de base en el mismo diagrama sin superponerse gráficamente.
Existe una vista ya diseñada en la que se muestran 3 de las líneas de base en el mismo diagrama de Gantt (principal, 1 y 2), es la vista de tareas denominada Gantt de varias líneas base y coincide con la mostrada en la imagen superior. En la versión 2010 se encuentra pulsando ficha Tarea/ grupo Ver/ Más vistas… en 2007 y anteriores Menú/ Ver/ Más vistas… Debido a las limitaciones del diseño de barras sería complicado intentar mostrar más de 3 líneas de base en el mismo diagrama sin superponerse gráficamente.
Esta vista se puede editar una vez cargada en ficha Formato/ grupo Estilos de barra/
opción Formato/ Estilos de barra… si usa la versión 2010 y en Menú/ Formato/ Estilos de barra en la
versión 2007 y anteriores.
Por último y a nivel cuantitativo, podemos mostrar una tabla como la denominada Variación que se muestra en la imagen superior. Se carga eligiendo ficha Vista/ grupo Datos/ opción Tablas/ Variación… si usas Ms Project 2010 o Menú/ Ver/ Tabla/ Más tablas/ Variación. Para versión de Project 2007 y anteriores, e incluso añadir insertando los campos Comienzo y Fin de línea de base 1, 2, 3,…etc., así como insertar campos personalizados que incluyan fórmulas para calcular variaciones del plan actual con la línea de base en cuestión. Por ejemplo, Variación de comienzo LB1 (Línea de base 1) = Comienzo línea de base 1 – Comienzo (plan actual), igual con LB2, LB3,…
VENTANA DE "LÍNEA BASE"
La línea de base (plan previsto) me permite capturar toda la
información del proyecto con el fin de poderla comparar con el avance real del
mismo. Guarda duración, costos, fechas de inicio y finalización, asignaciones y
recurso del proyecto de cada una de las tareas antes de que inicie el proyecto,
todos estos datos servirán como punto de referencia para los cambios que se
irán dando conforme el proyecto avanza.
El
plan
provisional
es como una línea de base pero más resumido, sólo guarda fechas de comienzo y
de fin de tareas.
Guardar una línea base y/o plan provisional.
Para
abrir el cuadro de diálogo debemos ir al menú Herramientas → Seguimiento → Establecer línea base…
Se
abrirá el cuadro de diálogo Establecer línea de base.
Línea de base: Para guardar una línea de base
esta opción debe estar tildada. Podemos guardar hasta 11 líneas de base por
cada proyecto.
Plan provisional: Para guardar un plan
provisional debe estar tildada esta opción. Al igual que la línea base podemos
guardar hasta 11 planes provisionales.
Podemos
guardar tanto líneas de base como planes provisionales para todo el proyecto o
para las tareas que hayamos seleccionado previamente. Al tildar esta opción se
habilitan otras opciones adicionales.
DIAGRAMA DE GANTT
El
diagrama de Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es
mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a
lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de esto, el diagrama de Gantt
no indica las relaciones existentes entre actividades.
El
diagrama de Gantt es el método más usado en las empresas para la planificación
y seguimiento de actividades en todo tipo de proyectos, aunque también se puede
usar para planificar cualquier tipo de actividad realizada a lo largo del
tiempo.
La herramienta
consta de un eje horizontal temporal en el que se van poniendo debajo las
actividades en forma de cuadros, enlazadas según su tipo de enlace (por
ejemplo, el enlace fin-inicio significa que cuando la actividad N acaba,
empezará a continuación la actividad N+1). De esta forma, usando esta
metodología se puede determinar el camino crítico del proyecto, el cual
determina el tiempo mínimo de realización del mismo. De forma adicional, se
puede añadir a cada actividad una serie de recursos (personal / mano de obra)
para controlar los costes y la carga de trabajo de las personas. Además, si se
le añaden los progresos de cada actividad durante su seguimiento, se pueden
calcular los retrasos y sobrecostes del mismo, y re planificar las actividades
para acabar lo antes posible.
La metodología
del diagrama de Gantt se suele aplicar mayormente usando programas informáticos, de entre los
cuáles el más usado es Microsoft Project, existiendo además varios programas
similares como Gantt Project ( http://www.ganttproject.biz/ ) que es
gratuito y multiplataforma (Windows, Linux y Mac) incluyendo también una
versión “portable” que no necesita instalación, muy útil si estás en un
ordenador de empresa sin acceso de administrador.
A continuación
se muestra un ejemplo de la planificación del proyecto de “diseñar una página
web”, donde se han establecido las diferentes tareas, su duración, las fechas de
las reuniones, y el programa informático ha calculado las fechas de cada
actividad y su fecha final, en función de los días festivos y de las relaciones
establecidas entre las tareas:
INFORMACIÓN
GENERAL SOBRE CÓMO DAR FORMATO A LA VISTA DIAGRAMA DE GANTT
Las vistas
Diagrama de Gantt le permiten ver, a simple vista, la información sobre la
tarea en filas y columnas con las barras correspondientes en una escala de
tiempo. Puede personalizar la parte del diagrama específica de estas vistas en
Project de la manera que más le convenga. Por ejemplo, puede cambiar el modo en
que se observan los horarios no laborables o puede dar formato a la vista
Diagrama de Gantt para identificar rápidamente las tareas específicas.
Asimismo, es posible que desee agregar texto a determinadas barras para poder
identificarlas fácilmente.
Recuerde que
los cambios realizados en una vista Diagrama de Gantt no modifican el aspecto
de otras vistas Diagrama de Gantt.
Para resaltar
las barras de tareas en una vista Diagrama de Gantt, tal como una tarea de
resumen o hito, puede cambiar su color, su forma o modelo para distinguirlas de
otras barras de un determinado tipo.
Aplique una vista Diagrama de Gantt. Se muestra la
ficha Herramientas de Diagrama de Gantt y debajo de ella se muestra la
ficha Formato.
En el grupo Estilos de barra, haga clic en la
flecha Formato y, a continuación, haga clic en Estilos de barra.
Sugerencia: También puede hacer doble clic dentro de la parte del diagrama en una
vista Diagrama de Gantt, no en cada una de las barras.
En el campo Nombre, haga clic en el tipo de Barra de Gantt (por ejemplo Tarea o Progreso) al que desea dar formato y, a
continuación, haga clic en la pestaña Barras.
Si el tipo de
barra de Gantt no aparece en la tabla, puede crear una
nueva barra de Gantt para el tipo de tarea que desea.
En Inicial, Central y Final haga
clic en las formas, tipos o modelos, y colores para la barra.
Algunas
categorías tienen únicamente una forma inicial (tal como hito), mientras que otras tienen una forma inicial, una barra central y una
forma final (como por ejemplo, las tareas de resumen).
Sugerencia: Para resaltar una sola barra de Gantt al cambiar su formato,
haga clic con el botón secundario en la barra y seleccione un color de relleno.
Con un solo
clic puede aplicar un estilo predefinido a todas las barras de una vista
Diagrama de Gantt.
Aplique una vista Diagrama de Gantt. Se muestra la
ficha Herramientas de Diagrama de Gantt y debajo de ella se muestra la
ficha Formato.
Haga clic en el grupo Estilos de Diagrama de Gantt.
El estilo se
aplica instantáneamente a todas las barras de la vista.
Para resaltar
una categoría de tareas en particular que no esté representada por una barra de Gantt específica,
puede crear un estilo nuevo de barra de Gantt. Por ejemplo, puede crear un tipo
de barra de Gantt que muestre el margen de demora disponible o que llame la
atención respecto de tareas demoradas.
Aplique una vista Diagrama de Gantt. Se muestra la
ficha Herramientas de Diagrama de Gantt y debajo de ella se muestra la
ficha Formato.
En el grupo Estilos de barra, haga clic en la
flecha Formato y, a continuación, haga clic en Estilos de barra.
Sugerencia También puede hacer doble clic dentro de la parte del diagrama
en una vista Diagrama de Gantt, no en cada una de las barras.
En la lista de la barra de Gantt, seleccione la fila
que se encuentra debajo de donde desea insertar un nuevo estilo de barra de
Gantt y, a continuación, haga clic en Insertar fila.
En la columna Nombre de la nueva fila, escriba
el nombre del nuevo estilo de barra.
En la columna Mostrar para tareas, escriba o
seleccione el tipo de tarea que desea representar mediante la barra.
Si desea
excluir algunas tareas con un tipo de barra específico, escriba no antes
del tipo de tarea. Por ejemplo, puede definir un tipo de barra como no hito
para que muestre solamente las tareas que no son hitos.
Si desea que
una barra de Gantt se muestre para tareas de diferentes tipos (tales como
tareas críticas e hitos), escriba una coma (,) después de la categoría de tarea
en el cuadro de entrada de texto y, luego, escriba o seleccione una segunda
categoría de tareas en el campo Mostrar para tareas.
En las columnas Desde y Hasta, escriba o
seleccione los campos que desea usar para indicar los puntos de inicio y
finalización de la nueva barra de Gantt.
Si desea crear
un símbolo que represente una única fecha, escriba o seleccione el mismo campo
en las columnas Desde y Hasta.
Haga clic en la pestaña Barras y, a
continuación, en Inicial, Central y Final, seleccione las
formas, modelos o tipos, y los colores para la barra.
Sugerencia Para ahorrar tiempo, puede copiar el estilo de barra de Gantt
existente que tiene varios de los atributos que desea y puede pegarlo donde
quiera. En el cuadro de diálogo Estilos de barra, seleccione la fila que
desea copiar y luego haga clic en Cortar fila. Haga clic en Pegar
fila para restablecer la fila cortada, seleccione la fila que se encuentra
arriba del lugar en donde desea insertar la fila copiada, haga clic en Pegar
fila nuevamente y, a continuación, modifique la copia.
TIPOS DE INFORME
EN PROJECT
Con Project 2013, podrá crear y
personalizar informes gráficos muy llamativos utilizando los datos de cualquier
proyecto y sin necesidad de recurrir a ningún otro software. A medida que
trabaje en el proyecto, los informes cambiarán para reflejar la información más
reciente, sin necesidad de actualizarla manualmente. Consulte una lista de todos los informes y cómo puede usarlos.
- Haga clic en la pestaña Informe.
- En el grupo Ver informes, haga clic en el tipo de informe que desee y elija un informe concreto.
Por
ejemplo, para abrir el informe Información general del proyecto, haga clic en Informe
> Paneles de información > Información general del proyecto.
El
informe Información general del proyecto combina gráficos y tablas para mostrar
en qué punto se encuentra cada fase del proyecto, los próximos hitos y las
tareas cuya fecha de vencimiento ya se ha cumplido.
Project
proporcione docenas de informes que puede usar directamente, pero no por eso
debe sentir que tiene opciones limitadas. Puede personalizar el contenido y el
aspecto de cualquier informe, o bien crear uno nuevo desde cero.
Trabajar
con su informe
- Cambiar los datos de un informe
- Cambiar el aspecto de un informe
- Crear un informe propio
- Compartir un informe
- Hacer que un nuevo informe esté disponible para proyectos futuros
- Más formas de notificar información sobre proyectos
CAMBIAR LOS DATOS DE UN INFORME
Puede
seleccionar los datos que Project muestra en cualquier parte de un informe.
- Haga clic en la tabla o gráfico que desee cambiar.
- Utilice el panel Lista de campos en la parte derecha de la pantalla para seleccionar los campos que desee mostrar y filtrar la información.
Sugerencia Al hacer clic en
un gráfico, aparecerán directamente, además, tres botones a la derecha del
gráfico. Utilice los botones Elementos de gráfico 
y
Filtros de gráfico 
para
seleccionar rápidamente elementos como etiquetas de
datos y
filtrar la información destinada al gráfico.
y
Filtros de gráfico para
seleccionar rápidamente elementos como etiquetas de
datos y
filtrar la información destinada al gráfico.Ejemplo
En
el informe Información general del proyecto, podrá cambiar el gráfico
completado al % de manera que se muestren las subtareas críticas en vez de las
tareas de resumen de nivel superior:
- Haga clic en cualquier parte del gráfico % completado.
- En el panel Lista de campos, vaya al cuadro Filtrar y haga clic en Tareas críticas.
- En el cuadro Nivel de esquema, seleccione Nivel 2. En este ejemplo, será el primer nivel del contorno que tenga subtareas en vez de tareas de resumen.
El
gráfico cambia según se seleccionan opciones.
CAMBIAR EL ASPECTO DE UN INFORME
Con
Project, puede controlar el aspecto de sus informes, desde un sencillo blanco y
negro a una explosión de colores y efectos.
Sugerencia Puede hacer que un
informe sea parte de una vista en dos paneles y así ver cómo el informe cambia
en tiempo real a medida que trabaja en los datos del proyecto. Si desea más información,
consulte Dividir una vista en dos
paneles.
Haga
clic en cualquier parte del informe y luego en Herramientas de informe |
Diseño para ver las opciones de modificación del aspecto de todo el
informe. Desde esta pestaña, podrá cambiar la fuente, el color o el tema de
todo el informe. También podrá agregar nuevas imágenes (incluyendo fotos),
formas, gráficos o tablas.
Al
hacer clic en elementos individuales (gráficos, tablas, etc.) de un informe,
aparecerán nuevas pestañas en la parte superior de la pantalla con opciones
para dar formato a esa parte.
- Pestaña Herramientas de dibujo | Formato. Formas de formato y cuadros de texto.
- Pestaña Herramientas de imagen | Formato. Agregar efectos a imágenes.
- Pestañas Herramientas de tabla | Diseño y Herramientas de tabla | Distribución. Configurar y retocar tablas igual que en otros programas de Office.
- Pestañas Herramientas de gráfico | Diseño y Herramientas de gráfico | Formato. Configurar y retocar gráficos.
Sugerencia Al hacer clic en
un gráfico, aparecerán directamente, además, tres botones a la derecha del
gráfico. Haga clic en el botón Estilos de gráfico 
para
cambiar rápidamente el color o
estilo del gráfico.
para
cambiar rápidamente el color o
estilo del gráfico.Ejemplo
Supongamos,
por ejemplo, que decide renovar el aspecto del gráfico % completado, en
el informe Información general del proyecto.
- Haga clic en cualquier punto del gráfico % completado y luego en Herramientas de gráfico | Diseño.
- Seleccione un nuevo estilo en el grupo Estilos de gráfico. Al hacerlo, se quitarán las líneas y se agregarán sombras a las columnas.
- Vamos a darle profundidad al gráfico. Haga clic en Herramientas de gráfico | Diseño > Cambiar tipo de gráfico.
- Haga clic en Columnas > Columna 3D apilada.
- Agregar un color de fondo. Haga clic en Herramientas de gráfico | Formato > Relleno de forma y seleccione un nuevo color.
- Cambiar los colores de la barra. Haga clic en las barras para seleccionarlas, luego en Herramientas de gráfico | Formato > Relleno de forma y seleccione un nuevo color.
- Mueva los números que hay fuera de las barras. Haga clic en los números para seleccionarlos y luego arrástrelos hacia arriba.
Con
solo unos clics, notará una gran diferencia. Y apenas hemos rascado la
superficie de las opciones de formato.
CREAR UN INFORME PROPIO
- Haga clic en Informe > Nuevo informe.
- Seleccione una de las cuatro opciones y haga clic en Seleccionar.
- Dele un nombre a su informe y empiece a añadir información.
En
blanco: Crea
un lienzo en blanco. Utilice la pestaña Herramientas de informe | Diseño
para agregar gráficos, tablas, texto e imágenes.
Gráfico: Project crea un gráfico
donde se comparan valores de Trabajo real, Trabajo restante y Trabajo
predeterminado. Utilice el panel Lista de campos para seleccionar
diferentes campos a comparar y utilizar los controles para cambiar el color y
formato del gráfico.
Tabla: Utilice el panel Lista de
campos para seleccionar qué campos se muestran en la tabla (Nombre,
Iniciar, Finalizar y % completado aparecen de forma predeterminada). El cuadro
Nivel de contorno permite seleccionar cuántos niveles del contorno del proyecto
se mostrarán en la tabla. Puede cambiar el aspecto de la tabla en las pestañas Herramientas
de tabla | Diseño y Herramientas de tabla | Distribución.
Comparación : Coloca dos
gráficos uno junto al otro. En un principio, los gráficos tienen los mismos
datos. Haga clic en un gráfico y seleccione los datos que desee en el panel Lista
de campos para empezar a distinguirlos.
