SOBRE ASIGNACIÓN Y
REDISTRIBUCIÓN DE RECURSOS
La sobre asignación de recursos se produce
cuando un recurso tiene asignadas más tareas de las que puede llevar a cabo
dentro de su periodo laborable, tanto, días que le correspondan trabajar como
el horario que tenga asignado. Cuando esto sucede, Project nos avisa
colocándonos una advertencia en la columna Indicadores o en la Hoja de recursos
aparecerá el/los recursos sobre asignados en color rojo.
Redistribución de recursos
La redistribución de recursos es un modo de resolver
las sobreasignaciones de los recursos. Normalmente, los recursos
se redistribuyen de dos formas:
·
Se divide una tarea, de forma que parte de ella se realice en el momento
planeado y el resto cuando el recurso asignado tenga tiempo.
Puede retrasar o dividir las tareas de forma manual, o bien dejar que
Microsoft Office Project 2003 lo haga automáticamente, utilizando la función de
redistribución de recursos. Además, existen otros métodos que pueden utilizarse
para equilibrar la carga de trabajo de los recursos. Los métodos que elija para
reducir las sobreasignaciones dependen de las limitaciones del proyecto,
incluido el presupuesto, la disponibilidad de los recursos, la fecha de fin y
la flexibilidad para programar tareas.
Un recurso sobre asignado tiene más trabajo asignado del que puede
realizar en el tiempo de que dispone. Cuando Project programa tareas, calcula
la programación basándose en las necesidades de las tareas, no en la
disponibilidad de los recursos asignados. Por ejemplo, la disponibilidad de Sofía es de ocho horas diarias, pero
Project puede programar para ella dos tareas de ocho horas para el mismo día.
Este conflicto sólo se resuelve cuando se redistribuye la sobreasignación de Sofía.
El sobre asignaciones se pueden producir por alguno de los siguientes
motivos:
Asignación
de un recurso para trabajar a jornada completa en más de una tarea al mismo
tiempo
Por ejemplo, si asigna un recurso a dos tareas de ocho horas cada una en el
mismo día, el recurso está sobre asignado porque sólo se puede realizar una
tarea de ocho horas en ese día. Para ver la carga de trabajo de un recurso, en
el menú Ver, haga clic
en Uso de recursos. Observe
el número de tareas asignadas durante los tiempos de sobreasignación.
Aumento en la duración de las tareas
Si aumenta la duración de una tarea, también aumenta la cantidad
de trabajo asignada al recurso y puede hacer que dicho recurso tenga demasiado
trabajo que realizar en un momento dado. Para ver la carga de trabajo de un
recurso, en el menú Ver,
haga clic en Uso de recursos.
Observe el número de horas de trabajo asignadas para cada día.
Reducción en la disponibilidad de unidades de los
recursos. Por ejemplo, la
disponibilidad de un recurso se reduce desde 100% de unidades a 50% unidades
porque trabaja a tiempo parcial. O bien, se escribe un tiempo no laborable más
específico en el calendario del recurso, como de lunes a viernes, de 1:00 a
5:00 de la tarde. Para saber si la disponibilidad de unidades de un recurso
se ha reducido, en el menú Ver,
haga clic en Hoja de recursos.
Observe el campo Capacidad máxima del
recurso. Si el campo Capacidad máxima indica 100%, en el menú Ver, haga clic en Uso de recursos. En el menú Formato, haga clic en Detalles y, a continuación, haga
clic en Disponibilidad restante.
Observe la disponibilidad restante de cada uno de los días en que el recurso
tiene trabajo asignado. Para ver si en el calendario del recurso hay períodos
no laborables, haga clic en el nombre del recurso, después en Información del recurso y,
por último, haga clic en la ficha Horario
de trabajo. Observe si hay un menor período laborable en el calendario
del recurso.
Disponibilidad restringida después de especificar
fechas para el recurso Para averiguar si el recurso sólo está disponible
en entre determinadas fechas, en el menú Ver, haga clic en Hoja
de recursos. Haga clic en el nombre del recurso, después en Información del recurso y, por
último, haga clic en la ficha General.
Compruebe si las fechas especificadas en los cuadros Disponible desde y Disponible hasta no coinciden con
las fechas en que está programada la tarea.
Se ha aplicado un perfil de trabajo a la
asignación Por ejemplo, se asigna a un recurso una tarea con
una duración de un día y un perfil de trabajo decreciente. El trabajo de la tarea está
programado en incrementos que coinciden con el modelo del perfil de trabajo,
comenzando en la fecha de comienzo de la tarea; o bien, se ha editado
la asignación para crear un perfil de trabajo
personalizado. Para averiguar si se ha aplicado un perfil de trabajo, en el
menú Ver, haga clic
en Uso de tareas. Haga clic
en el recurso asignado a la tarea, después en Información de la asignación y, por último,
haga clic en la ficha General.
Observe el cuadro Perfil de
trabajo. Si una asignación no posee ningún perfil de trabajo, en el
cuadro Perfil de trabajo se
selecciona Uniforme.
Un recurso está asignado a una tarea de resumen,
además de a una o varias su tareas Si asigna un recurso a
jornada completa a una tarea de resumen y después asigna el mismo recurso a
jornada completa a su tareas específicas de esa tarea de resumen, el
recurso está innecesariamente sobre asignado porque está asignado al resumen de
todas las sub tareas, además de al trabajo de una o varias sub tareas.
Como regla general, debería evitar asignar recursos a tareas de resumen.
Pero puede hacerlo si el tiempo del recurso dedicado al grupo de tareas aumenta
a medida que aumenta la duración total de las sub tareas. Asignar un recurso a
una tarea de resumen es una manera rápida de dar al recurso la responsabilidad
de todas las sub tareas. Sin embargo, si el tiempo del recurso dedicado al
grupo de tareas permanece inalterado independientemente de los cambios
efectuados en la duración total de las sub tareas, debería asignar el recurso a
las tareas individuales y no a la tarea de resumen. Para ver si un recurso está
asignado tanto a la tarea de resumen como a una o más de sus sub tareas, en el
menú Ver, haga clic
en Uso de recursos. Observe
el campo Nombre del recurso correspondiente
a las tareas de resumen y a las sub tareas.
El proyecto no tiene en cuenta el tiempo
adicional que dedica un recurso a una tarea Agregando horas extra no se pueden tener en cuenta las
sobreasignaciones, sino resolverlas.
Puede buscar recursos sobre
asignados de las siguientes maneras:
Buscando los nombres de recursos resaltados en rojo en cualquier vista de recursos.
Utilizando la vista Asignación de recursos para ver y revisar información
detallada acerca de las asignaciones y las tareas.
Utilizando la vista Uso de recursos, que muestra las asignaciones que están
provocando la sobreasignación. La sección de parte de horas de la vista puede
mostrar la cantidad de tiempo que el recurso está sobre asignado durante un
período determinado de tiempo.
Filtrando cualquier vista de recursos para encontrar
recursos sobre asignados.
Imprimiendo un informe de recursos sobre asignados
En la mayoría de los casos, tenga en cuenta la posibilidad de redistribuir
los recursos sobre asignados sólo cuando haya introducido toda la información
acerca de la programación de las tareas y la disponibilidad de los recursos. En algunos casos, es
posible que desee redistribuir los recursos, comprobar el resultado y luego
ajustar otra información de tareas y asignaciones.
Al introducir la información de programación para las tareas, tenga en
cuenta lo siguiente para asegurarse de que Project programa el proyecto de modo
que se ajuste de forma precisa a sus necesidades, evitando de ese modo
sobreasignaciones de recursos innecesarias:
Ø Ø Utilice las dependencias de tareas para reflejar
una secuencia de eventos.
Ø Ø Utilice las delimitaciones de fecha más inflexibles (como Debe comenzar el y Debe finalizar
el) sólo si es necesario. Este tipo de delimitaciones reducen las posibilidades
de ajustes que Project puede realizar a la hora de determinar las tareas que
deben ajustarse para redistribuir los recursos.
Ø Ø Utilice las prioridades con moderación. Utilice la prioridad de
tarea 1000 (que significa no redistribuir esta tarea) sólo cuando una tarea no
se pueda retrasar ni dividir en modo alguno o cuando tenga otras tareas
que prefiere retrasar o dividir si la redistribución es necesaria.
Utilizar la función de redistribución de recursos de Project es la manera
más fácil de redistribuir los recursos. Cuando Project redistribuye los
recursos, toma una serie de decisiones acerca de cada una de las tareas de la
programación, para determinar si pueden retrasarse o dividirse para aliviar las
sobreasignaciones de recursos. Se examinan los siguientes factores para
determinar las tareas que deben retrasarse o dividirse:
Ø Id. de tarea.
Ø Dependencias entre
tareas.
Ø Fechas de programación.
En el proceso de redistribución también se examina la información de los
recursos:
Cuando Project redistribuye los recursos, sólo retrasa o divide las tareas.
No hará lo siguiente:
Reasignar tareas. Por ejemplo, Elena no sustituirá a Carlos en una tarea.
Optimizar la asignación de un recurso. Dado que la función de
redistribución no mueve las tareas a un momento anterior ni reasigna las
unidades, un recurso sobre asignado podría quedar como infra asignado después
de la redistribución. Por ejemplo, supongamos que la capacidad máxima de Juan
es del 100 por ciento y está asignado a una tarea al 60 por ciento y a otra al
mismo tiempo al 50 por ciento. La redistribución movería al menos una de las
asignaciones de modo que no transcurran al mismo tiempo. Debido a ello, es
probable que Juan quede infra asignado.
Ø Reasignar unidades.
Por ejemplo, si Julia está asignada a dos tareas que están programadas al mismo
tiempo, la redistribución no cambiará las unidades de Julia de modo que trabaje
en ambas tareas al 50 por ciento.
Sólo puede hacer que Project redistribuya los recursos seleccionados.
También puede hacer que Project redistribuya los recursos compartidos en varios
proyectos.
Cuando esté listo para hacer que Project redistribuya los recursos, haga
clic en Redistribuir recursos en
el menú Herramientas. Para
aceptar los valores predeterminados, haga clic en Redistribuir ahora.
Existen dos tipos de prioridades que pueden configurarse para controlar el
orden en el que Project redistribuye las tareas: prioridades de tarea y de
proyecto.
Las prioridades abarcan del 0 al 1000, la prioridad más alta es 1000 y la
más baja es 0. Este amplio intervalo proporciona la mayor flexibilidad cuando
se realiza una redistribución. La prioridad predeterminada de tarea es 500.
Configure la prioridad de las tareas cuando desee establecer prioridades en
tareas específicas para controlar cómo se redistribuyen entre ellas. La
prioridad más alta (1000) indica que la tarea no debe redistribuirse, lo que
significa que Project nunca retrasará ni dividirá la tarea al redistribuir, ni eliminará los
retrasos o divisiones existentes. La prioridad de las tareas puede configurarse
en la ficha General del
cuadro de diálogo Información de
la tarea.
Configure la prioridad de los proyectos cuando desee definir prioridades en
proyectos específicos de un plan de varios proyectos o cuando vaya a compartir recursos entre
proyectos diferentes. Las prioridades en el nivel de proyecto controlan cómo se
redistribuyen las tareas del proyecto en relación con otros proyectos y tareas
de un plan de varios proyectos. La prioridad más alta (1000) indica que las
tareas del proyecto no deben redistribuirse, lo que significa que Project nunca
retrasará ni dividirá las tareas de este proyecto al redistribuir, ni tampoco
eliminará los retrasos o divisiones existentes. La prioridad de los proyectos
puede configurarse en el cuadro de diálogo Información del proyecto.
No existe superposición de prioridades entre proyectos. Por ejemplo, si el
Proyecto A tiene una prioridad 500 y el Proyecto B una prioridad 400, las
tareas del Proyecto A tendrán siempre una prioridad más alta de redistribución
que las del Proyecto B. Por tanto, una tarea con prioridad 1000 en el Proyecto
B tendrá una prioridad más baja que una tarea con prioridad 0 en el Proyecto A.
Cuando Project termina de redistribuir un recurso sobre asignado,
determinadas tareas asignadas a dicho recurso se retrasan o dividen. A
continuación, las tareas divididas o retrasadas se programan en el momento en
el que el recurso tenga tiempo de trabajar en ellas. Puede ver los resultados
de la redistribución en la vista Gantt de redistribución, que muestra
gráficamente los valores anteriores a la redistribución comparados con los
obtenidos después de la redistribución, incluidos los retrasos y las divisiones
de tareas que se hayan agregado.
El orden de redistribución elegido en el cuadro de diálogo Redistribuir recursos (estándar,
sólo identificador, prioridad, estándar) determina las tareas que se retrasan o
dividen en primer lugar. Con el orden de redistribución estándar, Project
examina las dependencias con las predecesoras, el margen de demora, las fechas,
las delimitaciones y las prioridades. Si se redistribuye por identificador,
Project realiza el proceso en la lista de tareas en orden descendente por
identificador de tarea. En el caso de redistribución por prioridad y estándar,
Project primero examina las prioridades de cualquier conjunto de tareas, tarea de
resumen o proyecto, y luego los factores estándar.
Se pueden agregar dos tipos de retrasos a una programación: retraso de asignación y retraso de redistribución. El retraso de
asignación indica cuánto tiempo debe esperar un recurso asignado después de
la fecha de comienzo de la tarea antes de empezar el trabajo en
la asignación. Puede agregar un retraso de asignación para solucionar problemas
de sobreasignaciones de recursos.
Project agrega un retraso de redistribución a la programación como
resultado de la redistribución. También puede especificar un retraso de
redistribución personalmente para retrasar una tarea de forma manual. Tenga en
cuenta que si especifica personalmente el retraso de redistribución, este valor
se borrará al hacer clic en Borrar
redistribución o Redistribuir
ahora en el cuadro de diálogo Redistribuir recursos.
Es posible que prefiera resolver las sobreasignaciones personalmente,
aunque de este modo empleará más tiempo que si deja que Project lo haga. Esto
es especialmente útil cuando las redistribuciones de Project no producen el resultado
deseado en la programación o las asignaciones, o bien si desea tener un control mayor sobre
el modo en el que se redistribuyen las sobreasignaciones.
Aunque los siguientes métodos pueden ampliar la fecha de fin, puede
utilizarlos para resolver las sobreasignaciones:
Los siguientes cuatro
métodos implican el ajuste de los recursos para resolver las sobreasignaciones:
Ø Ajustar los recursos
asignados a una tarea.
Ø Asignar más recursos
a una tarea.
Ø Reemplazar un recurso
sobre asignado por uno infra asignado o eliminar un recurso.
Ø Ajustar o crear un
perfil de la cantidad de trabajo asignada a un recurso.
